スタッフのシフト提出を、スマートフォンで完結させる方法を解説します。紙やLINEグループでの集計をやめて、管理の手間を減らしたい店舗・事業所の方に向けた内容です。
シフト管理でよくある困りごと
- 希望シフトの提出が、紙・口頭・LINEのメッセージなどにバラバラで、集計に時間がかかる
- 提出の締め切りを過ぎても、まだ出していない人がいる
- 欠勤の連絡が、個別のメッセージで届いて、把握しきれない
- 承認したシフトが、誰にも共有されていない
スマホで完結する仕組みの例
- スタッフが、スマートフォンからシフトの希望を提出する
- 管理者が、提出された希望を一覧で確認し、承認する
- スタッフが、確定したシフトをカレンダーで確認する
- 欠勤の連絡も、理由をつけてアプリから申請する
- 提出や申請があったときは、管理者にメールで通知する
提出、承認、確認が一つの画面でつながるので、集計のための転記や、確認の電話が減ります。
LINEとの使い分け
スタッフとの連絡には、LINEがとても便利です。一方で、シフトのように「集める」「まとめる」「承認する」作業は、専用の画面のほうが向いています。
- LINE：締め切りのお知らせ、シフト確定の連絡などの「お知らせ」
- Webアプリ：希望の提出、承認、カレンダー確認などの「管理」
この2つを組み合わせると、スタッフも管理者も、負担を減らせます。
既製のサービスと、専用のアプリの選び方
既製のシフト管理サービス
- すぐに始められて、費用も比較的おさえやすい
- お店のルールに合わない部分は、運用でカバーする必要がある
専用のWebアプリ
- お店や事業所のルールに合わせて作れる
- LINEやホームページと組み合わせた、一体の設計ができる
既製のサービスで足りるなら、それが一番手軽です。お店独自のルールがある場合や、LINEとの連携を含めて整えたい場合は、専用のアプリも選択肢になります。
導入するときの注意点
- 個人情報の扱い：スタッフの氏名や勤務の情報を扱うため、権限とパスワードの管理を徹底します。
- 操作の分かりやすさ：ITが得意でない方でも使えるよう、画面はシンプルにします。
- 運用ルールの整理：提出の締め切りや、欠勤連絡のルールを、先に決めておきます。
よくある質問
スタッフ全員が、スマートフォンを持っているとは限りません。
その場合は、紙との併用から始める方法もあります。まず、一部のスタッフから使い始めるのもおすすめです。
導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
内容によって異なります。まずは、現在のシフトの流れをお聞きして、必要な機能を整理します。
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RAIZON（ライゾン）は、LINE公式アカウントの構築に加え、シフト提出などの業務に合わせたWebアプリの制作も行っています。まずは、今の困りごとをお聞かせください。初回のご相談は無料です。
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