シフト管理の悩みを解決｜無料でできる簡易シフト管理の作り方

シフト管理の悩みの多くは、「希望の集め方」「シフトの組み方」「共有のしかた」を一か所にまとめると軽くなります。アプリを使わなくても、無料のフォームと表で作れる簡易シフト管理の考え方と、RAIZON（ライゾン）にできることを紹介します。

こんな悩みはありませんか

• LINEで希望を聞いているが、メッセージが流れて見落としてしまう
• 紙や手書きの表で、書き直しが多くて時間がかかる
• 急な欠勤が出ると、代わりの人を探すだけで一日が終わる
• どれが最新のシフト表か、スタッフが分からなくなる
• シフトを作る人が、店長やオーナーの1人に集中している

沖縄の飲食店、宿泊・観光、介護、美容室、塾などでも、よく聞くお悩みです。観光のシーズンや行事で必要な人数が変わったり、学生や家庭のあるスタッフが多く、出られる日や時間が人によって細かく違ったりすることも、シフト管理を難しくします。

まず「3つの流れ」に分けて考える

やり方が違っても、シフト管理は次の3つに分けられます。どこで時間がかかっているかを見つけるのが、最初の一歩です。

1. 希望を集める：出られる日や時間を聞く（聞き漏れ・集計の手間が出やすい）
2. シフトを組む：必要な人数に合わせて割り振る（人数の過不足・偏りが出やすい）
3. 共有・変更する：全員に伝え、変更を反映する（最新版が分からなくなりやすい）

無料でできる解決方法

方法1：フォームで希望集めを自動にする

Googleフォームなどの無料のフォームで、希望を入力してもらいます。回答は自動で表（スプレッドシート）に集まるので、メッセージを探したり、転記したりする手間がなくなります。URLをLINEで送るだけなので、ITが得意でないスタッフにも案内しやすい方法です。

方法2：表でシフトを一か所にまとめる

日付とスタッフ名の表を作り、必要な人数に足りているかを色で表示します。1人あたりの勤務日数や時間も自動で合計できるので、特定の人に偏っていないかが一目で分かります。

方法3：共有リンクで「最新版」を1つにする

スマートフォンで見られるリンクを共有します。変更があれば、その表を直すだけです。紙や画像で送るやり方と違い、古いシフト表を見て間違える心配が減ります。

方法4：急な欠勤は募集フォームで整理する

「○日の○時から、代わりに出られる方」を募るフォームを用意します。LINEグループで返信を待つより、出られる人が整理された形で集まります。

無料の方法で足りる場合と、アプリが向く場合

スタッフの人数が少なく、シフトの決め方が変わりにくい職場なら、ここまでの無料の方法で十分に回ることが多いです。一方で、スタッフが増えて提出の確認に時間がかかる、承認の流れまで一か所にまとめたい、といった場合は専用のアプリが向きます。

アプリの機能と選び方は、シフト提出アプリの機能を解説｜無料で足りる場合と、専用アプリが向く場合で詳しく解説しています。LINEを使った提出の手順は、LINEでシフト提出する方法｜無料で始める手順と専用アプリの選び方をご覧ください。まずは簡易的な仕組みで始めて、困りごとが出てから次を考える進め方もあります。

RAIZONでできること：簡易シフト管理の制作

「自分で作るのは難しそう」「職場のルールに合わせて作ってほしい」という方は、RAIZONにご相談ください。RAIZONでは、アプリの開発とは別に、無料のツールを使った簡易シフト管理の制作に対応できます。無料の範囲でできる内容かどうかは、状況を伺ってからお伝えします。

制作できる内容の例

• スタッフ用の、希望シフトの入力フォーム
• 人数の過不足が色で分かるシフト表
• 勤務日数・時間の自動集計
• 急な欠勤のときの、代役募集フォーム
• スタッフ向けの、かんたんな使い方の案内

こんな方に向いています

• 今はLINEや紙でシフトを管理している
• 月額の費用をかけずに、シフト管理を楽にしたい
• 専用のアプリまでは、まだ必要ない
• 自分の職場のルールに合った形にしたい

内容や人数によって、できる範囲は変わります。承認の流れやスタッフごとの権限など、より細かく管理したい場合は、シフト提出アプリの制作も相談できます。実際の事例は、LINEとシフト提出アプリを制作した事例をご覧ください。

始める前に決めておきたいこと

• 提出の締め切り：いつまでに希望を出してもらうかを決めておく
• シフトの確定日：いつ全員に共有するかを、先に決めておく
• 欠勤のときの連絡ルール：誰に、いつまでに伝えるかをそろえる
• 個人情報の扱い：スタッフの氏名や勤務の情報を見られる人を限る

よくある質問

パソコンが苦手でも使えますか？

スタッフ側はスマートフォンでURLを開いて入力するだけにできます。管理する人が使う表も、操作は少なくなるように作ります。

スタッフが何人くらいまで向いていますか？

人数が少ない職場ほど向いています。人数が増えて確認に時間がかかるようになったら、アプリを検討するタイミングです。

無料の範囲とは、どこまでですか？

職場のルールや、必要な機能によって変わります。まず、今のシフトの流れを伺い、無料でできる範囲かどうかをお伝えします。

ご相談はお問い合わせフォームから

RAIZON（ライゾン）は、LINE公式アカウントの構築に加え、シフト管理などの業務のデジタル化も支援しています。まずは、今のシフト管理の困りごとをお聞かせください。初回のご相談は無料です。
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