ビル管理を手がけるシンヤファシリティーグループ株式会社様の、LINE公式アカウントの構築・運用と、スタッフ向けのシフト提出Webアプリを制作しました。制作の内容と工夫を、ご紹介します。
お客様について
シンヤファシリティーグループ株式会社様は、ビルの管理を行う会社です。ビルの管理のように、スタッフが勤務日を調整しながら働く仕事では、シフトの提出や連絡を、どう効率よく行うかが大切になります。
ご依頼の内容
- LINE公式アカウントの構築と運用
- スタッフがスマートフォンから使える、シフト提出のWebアプリの制作
シフトの希望提出や欠勤の連絡を、スマートフォンで完結できる形にして、管理する側の手間も減らすことを目指しました。
▲ シフト提出アプリの流れ（イメージ図）
制作したシフト提出アプリの機能
スタッフの方ができること
- 翌月に出勤できる日（出勤可能日）を提出する
- 欠勤の申請を、理由をつけて提出する
- 提出した内容を、カレンダーで確認する
- 承認の状況（未確認・承認済・却下）を確認する
管理者の方ができること
- 全スタッフの提出内容を、カレンダーで一覧表示する
- 日付をクリックして、その日の出勤可能者と休みの申請者を確認する
- シフトと欠勤申請を、承認または却下する
- 当日の欠勤を記録する
- 提出内容をCSVで書き出す
- スタッフ用のパスワードを管理する
通知の仕組み
シフトの提出や欠勤の申請があったときは、管理者にメールでお知らせが届きます。承認待ちの件数も、画面で確認できるようにしました。確認の見落としを、防ぐための工夫です。
工夫したポイント
1. ITが得意でない方でも使えるシンプルな画面
スタッフの方は、共通のパスワードでログインできるようにして、入力の手間を減らしました。スマートフォンから、迷わず入力できることを、大切にしています。
2. 提出から承認、確認までが1つの流れでつながる
提出、承認、カレンダーでの確認が、つながっているので、紙や個別のメッセージでのやり取りが減ります。
3. 現場の声に合わせて改善を続ける
運用が始まってからも、当日欠勤の記録や、承認待ちのお知らせなど、現場で必要になった機能を追加してきました。作って終わりにせず、使いながら整えていきます。
LINEとWebアプリの組み合わせ
スタッフの方への連絡には、みなさんが普段使っているLINEが向いています。一方で、シフトのように「集める」「まとめる」「承認する」作業は、専用の画面のほうが向いています。この2つを組み合わせることで、連絡のしやすさと、管理のしやすさを両立しました。考え方の詳細は、シフト提出をスマホで完結させる方法の記事にまとめています。
こんな会社におすすめ
- ビル管理、清掃、警備など、シフトで働くスタッフが多い会社
- 飲食店、サロン、介護施設など、毎月シフトを組む事業所
- 紙やLINEのメッセージでのシフト集めに、手間を感じている方
よくある質問
自社のルールに合わせてシフトアプリを作れますか？
はい。現在のシフトの流れをお聞きして、必要な機能を整理したうえで、ご提案します。
スタッフ全員がスマートフォンを使えるとは限りませんが？
一部のスタッフからの導入や、紙との併用から始める進め方もご相談できます。
LINE公式アカウントだけの導入もできますか？
はい。LINE公式アカウントだけの構築・運用のプランもあります。詳しくは料金プランをご覧ください。
ご相談はお問い合わせフォームから
RAIZON（ライゾン）は、沖縄の事業者さま向けに、LINE公式アカウントの構築から、業務に合わせたWebアプリの制作まで、サポートしています。まずは今の困りごとをお聞かせください。初回のご相談は無料です。
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