入力、集計、確認、転記など、「毎回同じことをやっている」作業はありませんか。繰り返し作業を見直すときの、3つの視点を紹介します。
繰り返し作業が生まれる理由
事業を続けていると、必要にかられて始めたやり方が、そのまま「いつもの作業」として定着することがあります。ひとつずつは小さな作業でも、積み重なると大きな負担になります。
- 紙の記録を、あとでパソコンに入力し直している
- 同じ内容を、複数の場所に転記している
- 毎月、同じ形式の集計を手作業で行っている
- 確認のために、何度も同じ資料を見返している
見直すときの3つの視点
1. その作業は、本当に必要か
「昔からやっているから」という理由だけで続いている作業がないか、まず確認します。目的が今も残っているかを見直すだけで、なくせる作業が見つかることもあります。
2. 同じ情報を、二重に扱っていないか
紙とパソコン、LINEとExcelなど、同じ情報を複数の場所に入力していると、その分だけ手間が増えます。入力する場所をひとつにまとめられないかを考えます。
3. 人がやる部分と、仕組みに任せる部分を分ける
判断が必要な部分は人が担当し、単純な転記や集計は仕組みに任せる、という分担ができないかを検討します。すべてを自動化する必要はなく、負担の大きい部分から見直すことが現実的です。
見直しの進め方
- 繰り返している作業を、思いつく範囲で書き出す
- それぞれに、かかっている時間の目安をつける
- 時間がかかっている作業から、3つの視点で見直す
- 仕組みに変えられそうな部分を、優先順位をつけて整理する
すべてを一度に変えようとせず、負担の大きい作業からひとつずつ取り組むのが、無理のない進め方です。
よくある質問
何から手をつければいいか分かりません。
まずは、今の業務内容をお聞きします。繰り返し作業の洗い出しから、一緒に進めることも可能です。
大きなシステムを導入しないといけませんか？
必ずしも必要ではありません。既存のLINEやExcelを活用したまま、進め方を整理するだけで改善できることもあります。
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RAIZON（ライゾン）は、日々の繰り返し作業を見直し、必要な仕組みに変えるお手伝いをしています。まずは、今の業務の流れをお聞かせください。初回のご相談は無料です。
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