問い合わせの内容、日々の記録、資料の下書きなど、事業者の手元にはさまざまな情報が集まります。それをAIで整理する考え方を解説します。
「情報がバラバラ」という悩み
- 問い合わせの内容が、メモ・LINE・メールなどに散らばっている
- 毎月の集計や報告書づくりに時間がかかる
- 過去のやり取りを探すのに手間がかかる
こうした「情報を整理する」作業は、AIが得意とする分野のひとつです。ただし、AIを導入すれば自動的に解決するわけではなく、まず「どこに何の情報があるか」を整理することが出発点になります。
AIで整理しやすい作業の例
- 問い合わせ内容の要約：長いメールやメッセージのやり取りを、要点だけにまとめる
- 記録の分類：集まった感想や要望を、内容ごとに分けて整理する
- 資料の下書き：集めた情報をもとに、報告書や資料のたたき台を作成する
いずれも「情報を集める」「整理する」「形にする」という3段階に分けて考えると、どこにAIを使えるかが見えやすくなります。
いきなり全部を自動化しない
情報整理にAIを取り入れるときは、業務のすべてを一度に置き換えようとしないことが大切です。
- 今、一番時間がかかっている整理作業をひとつ選ぶ
- その作業だけを、AIを使う形に変えてみる
- 使いながら、やり方を調整する
- 慣れてきたら、次の作業に広げる
RAIZONでは、この「小さく始めて、必要なところから広げる」という進め方を大切にしています。
導入時に確認しておきたいこと
- 情報の取り扱いルール：お客様の情報を扱う場合は、入力してよい範囲を事前に決めておきます。
- 誰が最終確認をするか：AIが整理した内容も、人の目で確認する工程を残します。
- 続けられる形にする：操作が複雑すぎると続かないため、シンプルな手順に整えます。
よくある質問
紙の資料しかない場合でも整理できますか？
まずは、どんな形で情報が残っているかをお聞きします。紙の資料が多い場合は、デジタル化の方法も含めてご提案します。
費用はどれくらいかかりますか？
取り組む作業の範囲によって異なります。まずは現状をお聞きし、必要な範囲だけをご提案します。
ご相談はお問い合わせフォームから
RAIZON（ライゾン）は、情報整理や資料作成など、日々の業務にAIを取り入れるお手伝いをしています。まずは、今困っている整理作業をお聞かせください。初回のご相談は無料です。
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